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Personnels administratifs et techniques
 
maj - nov 2007

Accueil icone BAP Gestion et pilotage (nouvelle nomenclature) icone FP Autres icone Emploi n° J5X21
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Adjoint en gestion administrative

Gestion et pilotage (nouvelle nomenclature) (J)puce AutrespuceADT
 

icone Mission

icone L’adjoint en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’unité. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
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icone Tendances d'évolution

icone La polyvalence des tâches tend à se développer, renforçant les compétences techniques par l’utilisation d’outils de plus en plus performants, en gestion notamment, tout en élargissant les compétences relationnelles.
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icone Activités principales

icone Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure
icone Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)
icone Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser
icone Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
icone Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
icone Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
icone Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques
icone Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
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icone Activités associées

icone Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure
icone Assurer et suivre la maintenance de premier niveau du parc de matériel et des installations.
icone Classer et archiver les documents et informations
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icone
 

icone Compétences principales
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

icone Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
icone Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
icone Notions de base du domaine concerné
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Savoirs sur l'environnement professionnel

icone L’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes
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Savoir-faire opérationnels

icone S’exprimer oralement ou par écrit
icone Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)
icone Utiliser les outils bureautiques
icone Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
icone Trier, hiérarchiser et classer les informations.
icone Analyser et gérer les demandes d’information
icone Gérer la confidentialité des informations et des données
icone Travailler en équipe et en relation partenariale
icone Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
icone Enregistrer les messages et rendre compte
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compétences linguistiques

icone ·Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1 pour les composantes disposant d’une structure relations internationales ou valorisation
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icone Compétences associées
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

icone Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage
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icone Environnement professionnel
Lieu d'exercice

icone Dans un laboratoire ou dans une structure centrale ou régionale. Le service pourra être dédié à un type de gestion spécifique
icone
 
icone Diplôme réglementaire exigé

icone Pour le recrutement externe : BEP
icone
 
icone Formations et expérience professionnelle souhaitables

icone Secrétariat et/ou gestion
icone
 
Fiche numéro : J5X21