Mission / Tendances d'évolution / Activités

Mission

L’assistant en gestion administrative coordonne et/ou réalise les activités administratives d’une structure (valorisation, coopération internationale, affaires juridiques, administration)

Tendances d'évolution

Développement du mode d’action en projet. Développement d’une fonction transverse.

Activités principales

Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux Participer à l’instruction de dossiers complexes Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de service ou de projet, Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques Assurer l’encadrement technique des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative.

Activités associées

Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs · Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure Informer et accompagner dans leurs démarches les partenaires et les personnels de la structure. Préparer le budget de la structure, suivre sa mise en place et son exécution en liaison avec les partenaires institutionnels. Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble d’un domaine de gestion.

Compétences

Compétences principales

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

Connaissance générale des techniques de gestion administrative, Connaissance approfondie d’un domaine de spécialité selon le service d’affectation. (valorisation, coopération internationale, affaires juridiques, administration) Notions de base en droit privé et/ou public.

Savoirs sur l'environnement professionnel

La réglementation et des procédures du domaine de gestion du service. L’organisation et des activités du service de l’établissement

Savoir-faire opérationnels

Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative. Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs. Animer et coordonner l’activité d’une équipe. Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires. Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire.

compétences linguistiques

Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1 en règle générale, de niveau 2 pour les services ayant des coopérations internationales (RI, recherche, valorisation..).

Compétences associées

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

Notions de base en techniques de management de personnels Notions de base en gestion financière et comptable et des techniques contractuelles.

Savoir-faire opérationnels

Planifier les activités et les échéances Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités Maîtriser les techniques de communication.

Environnement et formations

Environnement professionnel

Lieu d'exercice

Cette activité s’exerce dans un service central, déconcentré, dans une unité de formation ou de recherche.

Diplôme réglementaire exigé

Pour le recrutement externe : DUT, BTS

Formations et expérience professionnelle souhaitables

GEA, droit privé et public