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Fiche fonction responsable de service scolarité en composante (format pour impression)

Fiche fonction responsable de service scolarité en composante

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Définition de l'emploi type :
Le responsable de service scolarité en composante assure, auprès du responsable administratif, la mise en œuvre, le suivi et l’expertise de l’ensemble des procédures et actes concernant la scolarité. Il a la responsabilité du service scolarité de la composante. Il accompagne l’équipe de direction et les enseignants dans la préparation des dossiers d'habilitation de l'offre de formation.
 
Activités essentielles

Organiser le calendrier pédagogique de la vie étudiante, et le mettre en œuvre
Participer à l'élaboration et diffuser les modalités de contrôle des connaissances
Accueillir et conseiller les étudiants
Gérer les doctorants : dérogation, préparation des soutenances de thèse ; dispenses de masters
Gérer, en collaboration avec le SRI et le CROUS, les étudiants étrangers et les étudiants boursiers
Gérer les étudiants en situation particulière
Organiser et mettre en œuvre les examens et les concours
Participer aux processus VAE – VAP
Intégration de l'offre de formation dans le logiciel de scolarité
Participer aux procédure de recrutement dans les différentes filières : étudiants relevant d'équivalence (français et étrangers), filières à capacité d'accueil limitée
Gestion des stagesGérer des locaux pédagogiques, notamment en période d'examens et concours
Préparer les documents d’informations pour la commission pédagogique et participer à cette instance
Participer à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans et statistiques en laison avec le Service des Etudes de l'Evaluation et de la Prospective.
Organiser le fonctionnement du service et les relations avec l'ensemble des utilisateurs du service.
Participer à la mise en œuvre du projet d'établissement en matière de scolarité
Suivre l’évolution de la réglementation et constituer une documentation de référence
Animer et coordonner les activités du service
Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et aux personnels IATOSS
Travailler en collaboration avec les services centraux concernés
Assurer les relais d’information au sein de la composante.
Assister et conseiller sa hiérarchie et représenter, à sa demande, le responsable administratif auprès de ses interlocuteurs habituels.
Contribuer à la professionnalisation des acteurs de la scolarité
 
Compétences

Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du LMD
Connaître l’organisation de la formation dans l’espace européen de l’enseignement supérieur
Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, bourses, vie étudiante…
Maîtriser l’offre de formation de l’établissement
Maîtriser l’environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité
Connaître l’organisation, l’environnement réglementaire et institutionnel de l’université et de ses principaux partenaire
Savoir concevoir, conduire et évaluer un projet de service et définir des orientations pour son équipe.
Connaître les priorités politiques, le projet d’établissement
Savoir définir et mettre en œuvre des indicateurs pour le suivi et l’analyse des opérations de gestion
Savoir situer les acteurs dans le processus de décision et leurs rôles respectifs
Connaître les circuits de circulation des documents entre les différents services et responsables
Savoir mettre en œuvre les méthodes de conduite de projet
Savoir-faire preuve de disponibilité et d’écoute
Savoir animer et coordonner l’activité d’une équipe
Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités
Savoir expliciter le sens d’une réglementation, ou d’une action donnée
Savoir expliciter le sens d’une réglementation, ou d’une action donnée par la mise en place d’actions de communication écrites ou orales
Savoir planifier les activités de l’entité en fonction des priorités
 
Formation

 
Fiche numéro : K00007